3.aankomst en vertrek

Euro - Children

1. documenten aankomst

2. aankomst

3. vertrek

Een tijdje voor de aankomst van de kinderen, soms enkele weken, soms iets later, bekomt u thuis met de post een omslag met de inlichtingen voor de aankomst.

 In tegenstelling met de andere documentatie die u van Euro-Children ontvangt, wordt deze niet met email maar met de post verzonden.

belangrijk: nazien a u b

Indien u één week voor de aankomst deze documentatie nog niet heeft ontvangen, zend dan een mailtje. Een vergissing, op het secretariaat van Euro-Children of bij de postbedeling is altijd mogelijk.  Schrijf in uw email duidelijk uw juist adres, waarheen alle post moet worden verzonden.

De gastgezinnen die reeds vroeger kinderen hebben uitgenodigd zullen bemerken dat de vroegere drie kaarten werden vervangen door gewone mededelingen.

1. Het adresbriefje (formaat 1/3 van een gewoon DINA4) waarop uw adres staat en het uur waarop u verwacht wordt om uw gastkind af te halen. Dat briefje zal u moeten tonen wanneer de naam van uw gezin wordt afgeroepen via de luidspreker en u het kind gaat verwelkomen. 

2. Volmacht (2/3 van een gewoon DINA4) met de officiële toelating dat het kind met u mag reizen in geheel de Europese Unie.(*). Bewaar dit briefje goed en neem het mee indien u uitstapjes maakt met de wagen. Dit briefje kan van pas komen bij een eventuele politiecontrole. 

(*) Gastgezinnen moeten wel rekening houden met de verplichting voor reizen in het buitenland (indien meer dan een uitstapje over de grens) ook de verzekering in orde te brengen: zie op FAQ10. (de kaart waarover in het informatieblad wordt gesproken, wordt dus gewoon vervangen door een bericht dat u via de website moet verzenden).

3. Een informatieblad met bijkomende inlichtingen.

nota voor gastgezinnen met een Kroatisch kind.

Omwille van een toelage van de Vlaamse Regering, wordt elk jaar gevraagd een vragenlijst in te vullen over de ervaringen met een Kroatisch gastkind. Gelieve deze ingevulde vragenlijst mee te brengen wanneer het kind terug naar huis vertrekt.

Tijdstip waarop u verwacht wordt.

U moet er rekening mee houden dat het onmogelijk is het juiste uur van aankomst vooraf mede te delen. De autocars vertrekken de vorige dag en leggen ongeveer 2000 km. af, vooral over autosnelwegen waar bijna elke dag filevormng kan zijn.

Het tijdstip op uw documentatie vermeld werd berekend aan de hand van de ervaring van de vorige jaren.

Kom zeker niet later dan gevraagd  

want het is voor uw gastkind heel frustrerend naar u te moeten wachten. 

.

03.2 bij de aankomst van de kinderen

Bij aankomst van de kinderen

De autocars parkeren bij de hoofdingang van het gebouw, Karel Mirystraat. We vragen uitdrukkelijk dat de gastgezinnen - en vooral hun kinderen - bij de aankomst van de autocar niet naar die hoofdingang of naar die straat zouden komen. We begrijpen dat het weerzien een mooi moment is, maar buitenlandse begeleiders, chauffeurs en onze medewerkers moeten rustig de bagage van de kinderen kunnen sorteren en aan elk kind zijn "euro-childrenbadge" bezorgen. Dat vraagt voor een volledige autocar minstens 10 tot 15 minuten.

Wanneer alle kinderen klaar staan met hun bagage, hun persoonlijke badge in de hand, wordt voor elk kind de naam van het gastgezin via de geluidsinstallatie afgeroepen. Onmiddellijk meldt het gezin zich aan de uitgang van de vergaderzaal en komt naar de voorzijde van het gebouw. Daar geeft u alleen uw adresbriefje af, en neemt uw gastkind in ontvangst. Van dat ogenblik af bent u verantwoordelijk voor het kind.

identiteitsbewijzen

Draag zeer goed zorg voor de identiteitsbewijzen van de kinderen:

-paspoort: verlies zeker het paspoort van uw kind niet, want bij eventueel verlies moet u zelf naar de ambassade van het land van uw gastkind voor een nieuw paspoort ... en u moet zelf de kosten betalen. Voor de jongere kinderen (zeker tot 14 jaar) raden we aan dat u steeds zelf het paspoort  bewaart, zeker wanneer het gastkind met u in de auto reist. Wanneer het gastkind in uw eigen gemeente blijft, zelfs alleen met uw kinderen, kan de "euro-childrenbadge" voldoende zijn. Bij eventuele politiecontrole kunnen uw kinderen wel uitleggen dat het paspoort thuis ligt om het zeker niet te verliezen.(een paspoort kan nu eenmaal niet in de broekzak zoals een identiteitskaart!). Oudere Slovaakse kinderen hebben soms reeds een EU-identiteitskaart zoals wij, die kunnen ze dan ook gemakkelijker zelf bewaren.

-euro-childrenbadge: die kunnen de kinderen gerust zelf bijhouden, voor de kleintjes is het al zeker een middel om bij eventuele noodgevallen uw adres te tonen. De badge kan soms gebruikt worden om vermindering te bekomen in bepaalde ontspanningsgelegenheden (een lijst wordt u bezorgd bij de aankomst). Bij verlies van de badge kan u een mailtje zenden naar het secretariaat: geef de code van het kind en uw code steeds bij elke communicatie met het secretariaat.

-documentatie voor het vertrek van de kinderen

Een van de medewerkers zal aan elk gastgezin ook nog een omslag meegeven, met al de gegevens voor het vertrek van de kinderen. Onder 08.02 op deze site kan u lezen wat u met de ingesloten documenten moet doen.

U verlaat het gebouw langs de parking.

nota: indien u zef te laat bent (file op de wegen,..) verwittig Euro-Children dan zovlug mogelijk telefonisch, met de melding wanneer u denkt aan te komen. Dan kunnen we uw gastkind reeds geruststellen dat u op komst bent. Bel op het gewone nummer:

03 247 88 50

u zal rechtstreeks verbonden worden met de verantwoordelijke

.

.

03.03  bij het vertrek van de kinderen

.

Voorbereiding van het vertrek

voornaamste bekommernis: vergeet het paspoort van uw gastkind niet !!

De gastgezinnen zullen de laatste dagen voor het vertrek zeker heel wat zaken voor te bereiden hebben, die hun gastkind mee naar huis kan nemen. Maar ... bijna elk jaar is er een gezin dat bij aankomst in Antwerpen plots bemerkt dat het paspoort van het gastkind ontbreekt. Wat te doen? Er zijn slechts weinig keuzemogelijkheden : naar huis bellen dat iemand vlug het paspoort neemt en met de wagen naar Antwerpen komt, of zelf vlug terug naar huis, paspoort nemen en terugkomen ... of (indien het gastgezin in West-Vlaanderen of in Limburg woont) iemand thuis onmiddellijk laten vertrekken ... en zelf ook onmiddellijk vertrekken ... en dan maar hopen dat men elkaar onderweg treft op een parking die aan dezelfde zijde van de autosnelweg ligt. Door zo af te spreken wint men toch de helft van de tijd.

Er is geen alternatief: het gastkind moet vertrekken .. en de autocar moet wachten, wat u bij het instappen van uw gastkind ongetwijfeld boze blikken zal kosten van al de andere gastgezinnen die moesten wachten. 

grootste bekommernis: beperk de bagage in omvang en gewicht zoals u wordt gevraagd.

De kinderen reizen in degelijke autocars, maar het zijn geen luxueuze toeristencars met een aanhangwagen voor de bagage. Bovendien is het groot verschil met een bus vol toeristen, dat daar meestal echtparen reizen, al dan niet met kinderen. Bij hen is de bagage voor gans het gezin samen ingepakt. Wanneer onze kinderen terug  naar huis keren, zijn het allen alleenstaande reizigers, die allemaal hun eigen bagage hebben. Al die bagage moet in de koffers onderaan de bus, behalve wat de kinderen nodig hebben om de nacht door te brengen.

In de omslag die u bij de aankomst van het gastkind heeft ontvangen zit trouwens een brief waarop u aantal en gewicht van de bagage moet noteren. Ook hier is voor Euro-Children geen alternatief: de bagage van uw kind wordt door een van de medewerkers op de weegschaal gezet, en als de koffer of zak met inhoud boven het toegelaten gewicht is (20 kilo), is er maar één oplossing: uitpakken en het teveel terug mee naar huis nemen.

*******

Wat gebeurt er bij het vertrek van de kinderen?

1. Parkeer uw wagen

De beste oplossing voor uw wagen is deze te plaatsen op de parking aan de Emiel Vloorsstraat. Maar u kan misschien eerst wel even stilhouden aan de ingang van de parking van het Caritasgebouw (Lodewijk De Raedtstraat) om de medepassagiers met de bagage te laten uitstappen.

U kan over de parking naar de voorkant van het gebouw wandelen (naar de deur die u met uw gastkind heeft verlaten bij de aankomst). 

2. Ga naar de incheckbalie

Zeker een half uur voor het  vertrek van de kinderen, soms reeds vroeger, kan u - met de bagage en met uw gastkind - reeds "inchecken": de medewerkers van Euro-Children zullen u daarbij helpen. Eerst wordt de bagage op de weegschaal geplaatst: indien het gewicht maximum 20 kilo is, geen probleem. Zoniet: zie de nota hoger op deze site.

Het "inchecken" gebeurt in de vergaderzaal vooraan: u geeft aan de eerste medewerker af: 

- het grootste gedeelte van de vertrekbrief, die u heeft ontvangen wanneer u het kind heeft afgehaald. Daarop had u thuis reeds het gewicht van de bagage vermeld.

- het paspoort van uw gastkind.

Een andere medewerker zal op de bagage een sticker aanbrengen met de nodige gegevens om de bagage vlug terug te vinden op de "stopplaats" waar uw gastkind moet uitstappen.

Tenslotte ontvangt u de "instapkaart" voor uw gastkind: een plastic kaftje met de nodige administratieve gegevens. Uw gastkind zal dit kaftje moeten klaar houden en afgeven bij het opstappen in de autocar.

3. Wacht rustig het vertrek af

We raden u aan daarna met uw gastkind naar de grote vergaderzaal te gaan, en daar  te wachten tot het vertrek van de autocar. Blijf in elk geval niet aan de voorkant van het gebouw.

.

.

.

.

.